مذاکره حرفه ای

یک مذاکره حرفه ای چه ویژگی هایی دارد ؟ خصوصیات یک مذاکره کننده حرفه ای کدامند ؟ یک مذاکره کننده حرفه ای چگونه رفتار می کند ؟ مهمترین تکنیک‌های مذاکره در کسب و کار کدامند ؟ اشتباهات رایج در مذاکره چه هستند ؟ برای خروج از بن بست در مذاکره چه راهکارهایی وجود دارد ؟ این مقاله از وب سایت توسعه تجارت دلیران دنا (دناکو) به بررسی این موضوع می پردازد.

مذاکره حرفه ای

مفهوم مذاکره

مذاکره روشی است که افراد توسط آن، اختلافات را حل و فصل می کنند. فرآیندی است که طی آن، می توان به سازش و یا توافق دست یافت در حالی که از استدلال و اختلاف اجتناب می شود.

در هر اختلافی، افراد برای رسیدن به بهترین نتیجه ممکنه به نفع موقعیت خود (و یا شاید سازمانی که نماینده آن هستند) تلاش می کنند که قابل درک هم هست. با این حال، اصول عدالت، به دنبال منافع متقابل بودن و حفظ یک رابطه، کلیدهای یک نتیجه موفق هستند.

اشکال خاصی از مذاکره در بسیاری از موارد، مورد استفاده قرار می گیرند: امور بین المللی، نظام حقوقی، دولت، اختلافات صنعتی و یا روابط داخلی. با این حال، مهارت های کلی مذاکره را می توان آموخت و برای طیف گسترده ای از فعالیت ها به کار گرفت. مهارت های مذاکره در حل و فصل هر گونه تفاوت که بین شما و دیگران بوجود می آیند، می تواند مزایای بزرگی داشته باشد.

خصوصیات یک مذاکره کننده حرفه ای چیست؟

اگر بخواهیم تبدیل به یک مذاکره کننده حرفه ای شویم، باید مشخصات و خصوصیات آنها را بدانیم. این مشخصات می‌تواند هم ظاهر فرد، هم نوع پوشش، هم نحوه حرف زدن و هم زبان بدن او باشد. گاهی هم مانند ظریف، فقط با لبخند می‌توان سخت‌ترین مذاکرات را به نتیجه رساند. گاهی هم می‌توان از اهرم فشار برای رسیدن به نتیجه کمک گرفت. اما به طور کلی خصوصیات یک مذاکره کننده حرفه ای شامل موارد زیر می‌شوند:

-یک مذاکره کننده خوب فرصت‌های کوچک را بی خیال می‌شود

همه می دانیم که مذاکره باید به صورت برد برد انجام شود و شاید این تنها راه پیروزی در یک مذاکره باشد. اما باید به این موضوع هم فکر کنیم که قرار است چه امتیازی بدهیم و در قبال آن چه امتیازی بگیریم؟ یک مذاکره کننده حرفه ای سؤالات زیر را همیشه از خود می‌پرسد؟

• با کی مذاکره می‌کنم؟
• چرا مذاکره می‌کنم؟
• بهترین مکان برای مذاکره کجاست؟
• بهترین بازه زمانی مذاکره چقدر است؟
• چگونه روند مذاکره را مدیریت کنم؟
• چه عوامل خارجی ممکن است در نتیجه مذاکرات نقش داشته باشد؟

مسلماً پاسخ به هر کدام از این سؤالات برای یک مذاکره کننده موفق مهم و تعیین‌کننده است. گاهی یک مورد کوچک می‌تواند روند مذاکره را به شکل عجیبی تحت تأثیر قرار دهد. حالا اگر این روند برای یک چیز کوچک و بی ارزش می‌شود، نتیجه کلی کار تحت تأثیر قرار می‌گیرد و فایده چندانی ندارد.

-صبور، مداوم و خلاق

بزرگ‌ترین مزیت یک مذاکره کننده صبور این است که همیشه راه حل‌های موفقیت در مذاکره را در ذهن خود مرور می‌کند. مذاکره یک فرآیند پیچیده است و به زمان زیادی نیاز ندارد. گاهی پیشرفت در یک مذاکره به حدی کم است که حتی قابل لمس هم نیست. معمولاً مذاکره کنندگان عجول و بی تاب که فاقد پشتکار هستند، نتایج احتمالی را روی میز می‌گذارند و اشتباهات گرانقیمت انجام می‌دهند.

موفق‌ترین مذاکره کنندگان، خلاق‌ترین آنها هستند. راه حل‌هایی که این افراد در ذهن دارند، به کار می‌گیرند و هم منتظر می‌مانند تا نتیجه کار را ببینند. برخی از مذاکرات بسیار دشوار هستند و مانند رقابت دو استقامت می‌مانند. به همین دلیل یک مذاکره کننده حرفه ای باید صبر به خرج دهد، خلاقیت داشته باشد و به طور مداوم مذاکره را ادامه دهد.

گوش دادن، گوش دادن و گوش دادن
برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده بهتر، باید زمان بیشتری را به گوش دادن و بررسی کردن نظر طرف مقابل اختصاص دهید. جمع آوری اطلاعات و سپس درک کامل آنها بسیار مهم است. هنگامی که شما به حرف طرف مقابل گوش می‌دهید و به نوعی چارچوب حرکتی او را درک می‌کنید، خیلی آسان‌تر می‌توانید استراتژی مذاکره خود را تعیین کنید و با توجه به آن گام بردارید.

اصولاً یک مذاکره کننده حرفه ای نسبت به صحبت طرف مقابل دو رفتار متفاوت انجام می‌دهد. برخی از آنها به قضاوت‌ها و صحبت‌های طرف مقابل خود گوش می‌دهند و آنها را به عنوان ذخیره برای خود نگه می‌دارند. برخی نیز این صحبت‌ها را مستقیماً پاسخ می‌دهند و به نوعی مانع از پیشروی طرف مقابل می‌شوند. تکنیک استاندارد گوش دادن در مذاکره خوب، دقت کامل و درک صحبت‌های طرف مقابل است و سپس پیاده سازی ایده بر مبنای آن.

-همدلی نشان دهید

همدلی یعنی چه؟ وقتی قرار است مذاکره کنیم چرا باید همدلی داشته باشیم؟ همدلی یعنی تلاش برای درک و شناخت دقیق نسبت به احساسات، افکار، تجربیات، چارچوب اصلی، علایق و نیازهای طرف مقابل. مذاکره کنندگان حرفه ایی می‌دانند که برای مدیریت دیدگاه‌های متناقض و جلب توجه آنها، باید دلایل قانع کننده‌ای برای همدردی با طرف مقابل خود داشته باشند تا از طریق پیشنهادهایی بتوانند آنها را راضی کنند.

اگر طرف مقابل اطمینان داشته باشد که شما شرایط او را درک می‌کنید، به نوعی یک همدلی متقابل به وجود مذاکرات را به سمت مثبت و نتیجه سوق می‌دهد. مهم‌ترین ابزار برای یک مذاکره کننده حرفه ای و عالی، ایجاد حس همدلی در طرف مقابل است. قرار نیست که همه چیز را به مانند یک معامله مالی انجام دهید، گاهی احساسات به خرج دهید و دنیا را از نگاه طرف مقابل خود ببینید.

-مذاکره کننده حرفه ای نسبت به نشانه‌های غیرکلامی حساس است

یک مذاکره کننده موفق و مؤثر نه تنها به نشانه‌های غیرکلامی حساس است، بلکه می‌تواند مواردی که در آنها اهمیت دارد را هم درک کند. مذاکره کنندگان با توجه به تجربه‌ای که در طول زمان به دست آورده‌اند، از نشانه‌های غیر کلامی به معنای جعل اطلاعات استفاده می‌کنند و در برخی موارد به عنوان ابزاری برای فریب طرف مقابل و ابزاری برای پیروزی در مذاکره به کار می‌برند.

یک مذاکره کننده حرفه ای باید نسبت به اطلاعات کلامی و غیرکلامی و عکس العمل مناسب انجام دهد. باور کنید یا خیر، مذاکره کنندگان از چشم، تن صدا، نحوه حرف زدن، نحوه دست دادن و حتی وضعیت عاطفی برای رسیدن به هدف خود استفاده می‌کنند. حتی در برخی موارد نشانه‌های غیرکلامی به حدی اهمیت دارند که مذاکره کنندگان تمام تمرکز خود را روی این قسمت قرار می‌دهند. وقتی چشم‌ها یک چیز می گویند و زبان چیز دیگر، مرد مذاکره به چشمها اعتماد می‌کند.

-مذاکره کنندگان موفق هیچ وقت امور را شخصی نمی‌کنند

وقتی که در طول مذاکره دچار عصبانیت، ناامیدی، خجالت، حالت دفاعی یا ناراحتی شدید می‌شوید، به این دلیل است که تحت تأثیر نگرش و رفتار طرف مقابل در مذاکره قرار گرفته‌اید. پاسخ هوشمندانه و آرام در این حالت بسیار دشوار است، اما مذاکره کننده حرفه ای باید خود را برای این شرایط آماده کند.

اگر از نظر احساسی واکنش نشان دهید، عواقب آن به نفع شما نخواهد بود و معمولاً وضعیت بدتری پیدا می‌کنید. از نظر ذهنی، مذاکره کنندگان موفق آموخته‌اند که با اعتقادات، نگرش‌ها و رفتارهای همتایان خود کنار بیایند و مسائل عاطفی را از نتیجه مذاکره جدا کنند. در واقع این مذاکره کنندگان، نتیجه و مسئولیت آن را بر عهده نمی‌گیرند و صرفاً از مهارت مذاکره خود برای موفقیت در یک نورد استفاده می‌کنند. نیمی از اشتباهاتمان در زندگی ناشی از زمانی است که باید احساس کنیم و روی آن حرکت کنیم.

-یک کلید حل مشکل خلاق باشید

مذاکره یک رقابت است است و شما به عنوان مذاکره کننده باید در آن پیروز شوید. اگر در جریان مذاکره به نتیجه برد برد رسیدید، می‌توانید ادعا کنید که مذاکره کننده حرفه ای هستید. اما گاهی شرایط به شکلی پیش می‌رود که موفقیت شما و مذاکره کننده مقابل تحت تأثیر عوامل بیرونی قرار می‌گیرد و به نوعی هر دو نفر دچار مشکل می‌شوند.

اگر چه در اینجا منظور ما از خود گذشتگی یا امتیاز دادن نیست، اما اگر شما با استفاده از یک راهکار خلاقانه بتوانید این مشکل را برطرف کنید و به نوعی مذاکره را پیش ببرید، گام مهمی برداشته‌اید. شباهت‌ها و تفاوتهایی که بین علایق طرفین به وجود می‌آید، ممکن است به شیوه‌های خلاقانه تبدیل به نقاط قوت شود و روند مذاکره را بهتر کند. گاهی استفاده از پیشنهادات تجاری و پیشنهادات مالی می‌تواند سطح مذاکره را به سطح قابل قبولی برساند. مذاکره کننده حرفه ای از وجود دیدگاه پیروزی و شکست در مذاکره می‌ترسد، پس راهی پیدا کنید که برای هر دو طرف در دسترس باشد.

-انعطاف پذیر باشید

مذاکره یک حرکت است و به نوعی می‌توان آن را یک تمرین در انعطاف پذیری نامید. هیچ وقت پیشنهاد اولیه نمی‌تواند راه حل نهایی یک مذاکره باشد. بله! هر کدام از دو طرف ممکن است در ابتدا خودخواهی خاص خود را داشته باشند، اما مذاکره‌کنندگان باتجربه نهایت تلاش خود را به کار می‌گیرند که خواسته‌های طرف مقابل خودشان را به صورت گام به گام کمک کنند تا به نتیجه برسند.

طیف وسیعی از مذاکرات از «قابل قبول‌ترین» به «حداقل قابل قبول» تغییر وضعیت می‌دهند. در واقع مذاکره کننده حرفه ای تا حدی می‌تواند خواسته‌های خود را پایین بیاورد که از محدوده پذیرش و قابل قبول بودن نتیجه خارج نشود. هیچ وقت یک مذاکره کننده، منافع خود را به خطر نمی‌اندازد و بیشتر انعطاف‌پذیری به خرج می‌دهد تا بتواند از امتیازات خود استفاده کند. با شروع مذاکرات، هم انعطاف پذیری و هم سازگاری خود را افزایش دهید.

انعطاف پذیری یک ویژگی مهم در مذاکرات است و به عنوان کلید ساز شناخته می‌شود. پس از مذاکره کننده حرفه ای یعنی کسی که در شرایط خاص انعطاف پذیری خرج می‌دهند و در بیشتر موارد حافظ منافع خود است.

مذاکره کننده حرفه ای چگونه رفتار می کند?

بررسی رفتار مذاکره کننده حرفه ای و مذاکره کننده معمولی اطلاعات ارزشمندی به ما می دهد. مقایسه بررسی ها بین یک مذاکره کننده حرفه ای و معمولی این موضوع را آشکار می کند مذاکره موفق به راحتی انجام نمی شود. برای ایجاد مذاکره موفق باید آموزش دید و از مذاکره کننده حرفه ای خواست که تا تکنیک های خود را برای شما توضیح دهد. هرچند شرایط مذاکره برای همه یکسان نیست و یک مذاکره کننده حرفه ای با توجه به شرایط، استراتژی مذاکره خود را انتخاب می کند، اما با اطلاع از نوع رفتار یک مذارکره کننده حرفه ای، زمانی که در شرایط مورد نظر قرار بگیرید، می توانید آن استراتژی را پیاده کرده و احتمال موفقیت مذاکره خود را افزایش دهید. همچنین داشتن تجربه در مذاکره امری ضروری به نظر می رسد. به عنوان مثال گفته می شود که یک مذاکره کننده حرفه ای، به هیچ عنوان و تحت هیچ شرایطی دروغ نمی گوید. حال در اینجا یک موضوع مطرح است. اینکه راست گفتن با ارائه تمامی اطلاعات به طرف مقابل متفاوت است. مذاکره کننده معمولی زمانی که استراتژی راست گویی اتخاذ می کند، ممکن است در آن میان اشتباهی انجام دهد. یعنی ممکن است راستگویی را با ارائه اطلاعات مهم اشتباه بگیرد و اطلاعاتی را منتقل کند که بعدا به ضرر او تمام شود. حال آنکه یک مذاکره کننده حرفه ای همیشه اطلاعات درست به طرف مقابل می دهد. اما تشخیص می دهد که چه زمانی طرف مقابل از خط قرمزش خارج می شود. در آن زمان است که با خارج کردن بحث از آن موضوع یا با پاسخ های هوشمندانه علاوه بر اینکه طرف مقابل را ناراحت نمی کند، از ارائه اطلاعات سری خود داری کرده است. این نوع رفتار در مذاکره بدست نمی آید مگر آنکه علاوه بر آگاهی از این ترفندها، آن ها را در مذاکره های زیادی به کار بسته و نتیجه آن را بررسی کرده باشید.

-آزمودن درک متقابل و خلاصه کردن گفته ها در هر مرحله

مذاکره کننده حرفه ای، بسیار بیشتر از مذاکره کننده معمولی می کوشد از وجود درک کامل و متقابل در فرایند مذاکره مطمئن شود. این کار به شیوه های مختلفی امکان پذیر است. مذاکره کننده حرفه ای، گاه جملات خود را با بیان های مختلفی مطرح می کند: «به عبارت دیگر، باید عرض کنم که …». همچنین گاهی پس از پایان گفته های طرف مقابل، می کوشد حرف های او را با بیان دیگری تکرار کند: «پس اگر درست فهمیده باشم، منظور شما این است که …». مذاکره کنندگان معمولی عموما از شفاف شدن مذاکره هراس دارند. این گروه از مذاکره کنندگان احساس می کنند که در سایه صحبت ها و گفتگوهای غیر شفاف، ساده تر می توان به توافق دست یافت. واقعیت نیز همین تصور را تایید می کند. اما نباید فراموش کنیم که

«یک مذاکره خوب، در حصول به توافق پایان نمی پذیرد. بلکه مذاکره ای خوب است که بتوان توافقات حاصل از آن را به صورت مناسب اجرا نمود»

مذاکره هایی که معمولا به دلیل مبهم گذاردن اختلافات، به توافق منجر می شوند، در زمان اجرا با مشکلات بسیار جدی مواجه می گردند.

-مطرح کردن پرسش های مختلف

از ویژگی های بسیار مهم یک مذاکره کننده حرفه ای مطرح نمودن سوالات مناسب است. تحقیقات انجام شده در این مورد نیز به خوبی نشان دهنده این است که مذاکره کنندگان حرفه ای، به طور قابل ملاحظه ای بیشتر از مذاکره کنندگان معمولی در طول مذاکره از پرسش استفاده می کنند.

بنابراین با اطمینان کافی می توان گفت، پرسیدن سوال های مناسب می تواند احتمال موفقیت مذاکره را افزایش دهد. برخی از کارکردهای مثبت پرسش و پرسش گری به شرح زیر است:

پرسیدن باعث می شود اطلاعات بیشتری در مورد طرز تفکر و نگرش های طرف مقابل، در اختیار پرسش گر قرار گیرد.

با مطرح کردن پرسش های مناسب می توان مذاکره را در مسیر مورد نظر هدایت نمود.

در مواقعی که با نظر طرف مقابل مخالف هستید، پرسیدن بهتر از ابزار مستقیم مخالفت است.

پرسیدن سوال، طرف مقابل را مجبور به فعالیت و پاسخ دادن می کند و فرصت فرو رفتن در افکار و تجزیه و تحلیل شرایط را از او می گیرد.

پرسیدن، فرصتی برای استراحت فکر پرسش گر فراهم می کند. او هم زمان با شنیدن پاسخ، می تواند افکار خود را نظم بخشد.

-توضیح در مورد افکار و احساسات

بر اساس مطالعات و تحقیقات انجام شده، مذاکره کننده حرفه ای بیش از مذاکره کننده معمولی، در مورد عواطف و احساسات درونی خود صحبت می کند. اما به یاد داشته باشیم که بیان کردن احساسات درونی با به اشتراک گذاشتن اطلاعات تفاوت دارد. در اکثر مذاکره ها (خصوصا در مذاکره هایی که طبیعت رقابتی بر آن ها حاکم است) مذاکره کننده نباید در به اشتراک گذاردن اطلاعات شتاب کند. ظاهرا مذاکره کنندگان حرفه ای، به جای مطرح کردن اطلاعات عینی در مورد موضوعات مذاکره، زمان های خالی را با بیان احساسات و عواطف درونی خود اشغال می کنند.

مطالعه موردی چند مذاکره، تفاوت رفتار مذاکره کننده حرفه ای و مذاکره کننده معمولی را به خوبی مشخص می کند. حالتی را در نظر بگیرید که اطلاعاتی از سوی طرف مقابل مطرح شده و مذاکره کننده شک دارد که باید این اطلاعات را بپذیرد یا خیر. مذاکره کننده معمولی، عموما در هنگام شنیدن این اطلاعات سکوت کرده و با حالتی معذب به طرف مقابل نگاه می کند. اما مذاکره کننده حرفه ای، با بیان احساسات درونی خود این سکوت را شکسته و آن را پر می کند: «واقعیت این است که من دقیقا نمی دانم در مقابل این گفته های شما باید چه عکس العملی نشان دهم. اگر اطلاعاتی که در اختیار ما قرار می دهید صحت داشته باشد، من آماده پذیرش پیشنهاد شما هستم. اما واقعیت این است که کمی در دل خود نسبت به دقت این اطلاعات تردید دارم». روانشناسانی نظیر کارل راجرز نشان می دهند که بیان مستقیم احساسات در ایجاد اعتماد متقابل در ارتباطات نقش مهمی ایفا می کند. به نظر نمی رسد مذاکره از این امر مستثنی باشد.

-استراتژی استفاده از دلایل متعدد

بسیاری از انسان ها معتقدند، پیشنهاد یا عقیده ای را که پنج دلیل به نفع آن وجود دارد، می توان راحت تر از پیشنهادی که تنها یک یا دو دلیل به نفع آن وجود دارد، پذیرفت. شما چطور فکر می کنید؟دناکو

مطالعه رفتار مذاکره کنندگان حرفه ای، تفاوت جالب توجهی را در نحوه استفاده ایشان از دلایل در دسترس (در مقایسه با مذاکره کننده معمولی) نشان می دهد. مذاکره کننده معمولی، دلایل خود را فهرست وار و یکی پس از دیگری مطرح می کند در حالی که مذاکره کننده حرفه ای، قوی ترین دلیل خود را مطرح می کند و آن را به بحث می گذارد. او تنها در صورتی به سراغ دلیل بعدی می رود که دلیل و توضیح قبلی، طرف مقابل را قانع نکند.

درک اینکه چرا مطرح کردن هم زمان همه دلایل به نتیجه مثبت منجر نمی شود چندان دشوار نیست. واقعیت این است که اگر شما برای یک پیشنهاد، پنج دلیل بیاورید و از بین آن ها دلیل سوم ضعیف تر از بقیه باشد، ذهن طرف مقابل متوجه دلیل سوم شده و بحث بر روی این دلیل متمرکز خواهد شد. مطالعات انجام شده را می توان اینگونه خلاصه کرد: اعتبار پیشنهاد شما به اندازه اعتبار ضعیف ترین دلیل شماست. برای داشتن مذاکره موفق هنگام مطرح کردن دلایل متوالی، حتی اگر دلیل جدیدی قوی تر از دلایل قبلی مطرح شود، اثرات منفی دلیل ضعیفی که مطرح شده به سادگی از ذهن مخاطب پاک نخواهد شد.

[box type=”info” fontsize=”16″]اعتبار پیشنهاد شما به اندازه اعتبار ضعیف ترین دلیل شماست[/box]

با توجه به مطالب بالا، اگر برای گفته خود دلایل متعددی دارید، از قوی ترین دلیل آغاز کنید. بیهوده نکوشید فهرستی بلند از دلایل و توضیحات در دفاع از گفته خود ارائه کنید. زمانی سراغ دلیل دوم بروید که دلیل اول به خوبی مورد بحث قرار گرفته باشد. اگر دلیل قوی شما به اندازه کافی طرف مقابل را قانع کرد، با مطرح کردن یک دلیل ضعیف، اعتبار کلی استدلال های خود را زیر سوال نبرید.

-تفکر بر روی مذاکره انجام شده و بررسی مجدد روند مذاکره

از مذاکره کنندگان حرفه ای پرسیده شد که آیا بعد از پایان یک مذاکره، فرصتی را به مرور مذاکره انجام شده، فرصت های استفاده شده یا از دست رفته، رفتارهای درست یا اشتباه و … اختصاص می دهند؟ بیش از دو سوم مذاکره کنندگان حرفه ای به این سوال پاسخ مثبت دادند. این در حالی است که کمتر از نیمی از مذاکره کنندگان معمولی، مدعی شدند که چنین وقتی را برای مرور مذاکره انجام شده، اختصاص می دهند.

بنابر این به عنوان یک مذاکره کننده حرفه ای از شما انتظار می رود همواره فرصتی را در پایان هر مذاکره برای مرور آنچه گذشته است اختصاص دهید. بهترین فرصت یادگیری، همین لحظات خواهد بود.

نگاهی کلی به رفتار مذاکره کنندگان موفق:

• می کوشند برای هر مشکل، راه حل های بیشتری را خلق کرده و مورد توجه قرار دهند
• به زمینه های مشترک، بیشتر توجه می کنند
• مسائل را بیشتر در افق دید بلند مدت بررسی می کنند
• در تعریف هدف ها، برای هر پارامتر، یک طیف هدف در نظر می گیرند
• برای تقدم و تاخر مطالب، از قبل برنامه ریزی نمی کنند و با توجه به شرایط ترتیب مطرح کردن بحث ها را انتخاب می کنند
• حرف ها و گفته های خود را بصورت مثبت ارزیابی نمی کنند و قضاوت را بر عهده طرف مقابل می گذارند
• هنگام نارضایتی از پیشنهاد طرف مقابل، پیشنهاد متقابل بر روی میز قرار نمی دهند و می کوشند ابتدا مسائل مربوط به آن پیشنهاد را مورد بحث و بررسی قرار دهند
• وارد جریان حمله و دفاع نمی شوند و اجازه نمی دهند چنین مسیری در مذاکره شکل بگیرد
• برای رفتارها و حرکت های خود، مقدمه چینی کرده و آن ها را معرفی می کنند
• در هر مرحله از مذاکره، گفته های قبلی را خلاصه می کنند تا از وجود تفاهم و درک متقابل، مطمئن شوند
• از پرسش به عنوان یک ابزار مهم استفاده می کنند
• در هنگام مطرح کردن دلایل، آن ها را به تدریج مطرح کرده و هر یک را به بحث می گذارند.

مهمترین تکنیک‌های مذاکره در کسب و کار

فهمیدنِ منافع و تکنیک‌های طرف مقابل برای داشتن یک مذاکره‌ی خوب ضروری می‌باشد. انتخاب یک استراتژی که بهترین پاسخ را به خواسته‌ی طرف مقابل می‌دهد، به شما در به دست آوردن نتیجه‌ی مورد نظرتان کمک خواهد کرد. استراتژی را با موقعیت، هماهنگ کنید. برخی از این استراتژی‌ها به صورت زیراند:

1.حل مسئله: هنگامی که هر دو طرف وارد یک بحث طولانی مدت می‌شوند، موظف‌اند مسائل را دقیق و از نزدیک بررسی کنند.
2.رقابت: طرفی که در مذاکره پیروز شد باید توسط طرف مقابل تایید شود.
3.بازنده: اهمیت دادن به نکتهای که برای شما مهم نیست ولی برای طرف مقابل مهم است، ارزشمند است.
4.سازش: هر دو طرف، بعد از دستیابی به نتایج، نسبت به نتایج به دست آمده سازش دارند.
5.واکنش: برای فکر کردن در مورد پیشنهادات به منظور جمع آوری اطلاعات بیشتر، حین مذاکره زمان می‌خرند.
استراتژیای که انتخاب می‌کنید به این بستگی دارد که بدانید با چه کسانی در حال مذاکره هستید و چه نوع ارتباطی با آن‌ها دارید. به عنوان مثال، میزان همکاری و منافع مشترک بین شما و طرف مقابل چقدر است و این بستگی دارد به این که شما برای چه چیزی مذاکره می‌کنید.

این مسئله به زمان نیز وابسته است. تکنیک هایی که می‌خواهید از آن‌ها استفاده کنید را بررسی کنید. در طولِ مذاکره با طرف مقابل وارد بحث و گفتگو شوید. خود را معرفی کنید و دستور کار را توضیح دهید. با اعتماد به نفس و آرام به گفتگو بپردازید. شما و طرفِ مقابل پیشنهادات خود را ارائه می‌دهید. توجه داشته باشید اولین پیشنهادِ آن‌ها را خیلی سریع نپذیرید. تحقیقات نشان می‌دهد کسانی که اولین پیشنهاد را قبول می‌کنند، رضایتِ کمتری از کارِ خود دارند و از اینکه عجله کرده‌اند ابراز پشیمانی می‌کنند.

از این رو به پیشنهادِ طرف مقابل خوب فکر کنید و اهداف خود را به یاد بیاورید و در مورد ایده‌ها و مفاهیم آن گفتگو کنید. سازشهای مناسب را به کار ببرید. پیشنهادهای جایگزین را ارائه دهید و به پیشنهادهای ارائه شده توسط طرفِ مقابل، گوش دهید. پیشنهادات را تحلیل و بررسی کنید تا همه چیز برایتان تفکیک و شفاف سازی شود. معامله کنید و سپس مذاکره را خاتمه دهید.

هنگامِ مذاکره در کسب و کار، لحظه‌ای را برای بررسیِ مجدد اهدافِ خود اختصاص دهید. به محض اینکه احساس کردید به نتیجه‌ی قابل قبولی رسیده‌اید، به دنبال نشانه‌های زیر باشید:

• صحبت‌های بی دلیل آغاز می‌شود.
• زبان بدن طرف مقابل نشان می‌دهد او خسته است.
• مواضعِ مذاکره کنندگان همگرا و موافق می‌شود.
• توافقات و امتیازات تعیین می‌شود.
• اختتامیه تشکیل و تعیین می‌شود.
• در ادامه پیشنهادات زیر مفید واقع می‌شوند:

زمانی که طرف برای توافق اعلام آمادگی می‌کند، توافق نامهای را به صورت کتبا آماده سازید. هر تعهدی که انجام دادید را هر چه سریع‌تر پیگیری کنید. همیشه در نظر داشته باشید که چگونه کسب و کار خود را ارزیابی کنید.

 

اشتباهات رایج در مذاکره :

۱- غیر قابل تغییر فرض کردن مواضع طرف مقابل :

شما باید همیشه با فرض توانایی در متقاعد سازی مشتری، در جلسه مذاکره حاضر شوید. اگر فرض کنید دارای اطلاعات و دانش لازم برای متقاعد سازی فردی که مواضعش را تغییر نمی دهد هستید، با اعتقاد بیشتری می توانید وارد جلسه مذاکره شده و قطعاً نتایج بهتری کسب خواهید نمود.

۲- واقعیت پنداشتن اظهارات طرف مقابل :

این یکی از مهم ترین اشتباهاتی است که افراد مذاکره کننده مرتکب آن می شوند. گاهی ممکن است مشتری یا طرف مذاکره اطلاعاتی دهد که صحت آن تایید شده نباشد. مثلاً مشتری اظهار می کند که برند به خصوصی ۲۵ درصد تخفیف به او ارائه می دهد. به یاد داشته باشید که طرف مذاکره کننده همیشه اطلاعات درست را ارائه نمی دهد و شما باید هوشمندی لازم در تشخیص صحت گفته های او را داشته باشید.

۳- در تنگنا قرار دادن طرف مقابل در مذاکره :

به یاد داشته باشید که هیچ گاه طرف مقابل را در تنگنا قرار ندهید که در همان لحظه در مورد موضوع و یا محصول مورد ارائه شما تصمیم بگیرد. به مشتری یا طرف مقابل فرصت تفکر بدهید. باید بدانید که هر تیپ شخصیتی چه میزان زمان برای فکر کردن نیاز دارد.

۴- تعجیل در مذاکره :

بدترین اتفاقی که ممکن است در مذاکره رخ دهد عجله است! عجله در مذاکره می تواند نتایج ناخوشایندی به همراه داشته و باعث شود به راحتی فرصت را از دست بدهید.

۵- آسیب وارد کردن به رابطه با طرف مقابل در مذاکره :
اگر به هر دلیلی در مذاکره به نتیجه مورد نظر دست نیافتید، پل های پشت سرتان را خراب نکنید. اشتباهی که اغلب از جانب فروشندگان انجام می شود و هیچ گاه به فکر احتمال بازگشت مشتری از طریق اثرگذاری مطلوب نیستند.

۶- قفل کردن روی یک موضوع در مذاکره :

فقط در مورد یک موضوع خاص مذاکره نکنید. گاهاً افراد آنقدر در مورد کیفیت کالای خود صحبت می کنند که مشتری به صحت گفته های شما شک می کند! با یک بار توضیح درباره محصول و تایید به کیفیت، بهتر از این است که چندین بار این کلمه تکرار شود چون نتیجه عکس در بر خواهد داشت.

۷- عدم توجه به نقاط قوت در مذاکره :

نقاط قوت خود و سازمان تان را خوب بشناسید و بر آن ها برای دستیابی به یک مذاکره برد-برد تمرکز داشته باشید. پیشنهاد می شود نقاط قوت خود را مکتوب کنید.

۸- در مذاکره زیاد حرف نزده و زود نتیجه گیری نکنید.

حتماً قرار نیست در جلسه اول به نتیجه برسید و ممکن است پس از سلسله جلساتی به نتیجه دلخواه دست یابید.

۹- به مسائل و مشکلات طرف مقابل در مذاکره هم توجه داشته باشید.
به جای توجه صِرف به مشکلات خود، به مشکلات طرف مقابل هم توجه کنید چون از این طریق سریعتر به نتیجه مطلوب خواهید رسید.

۱۰- پذیرش متوالی پیشنهادات طرف مقابل در مذاکره

هیچگاه دو یا چند امتیاز متوالی به طرف مقابل ندهید بدون اینکه امتیازی بگیرید. دادن امتیازهای متوالی از ارزش های شما و سازمان تان کاسته و به منزله وظیفه برای مشتری برداشت خواهد شد.

۱۱- پرداختن سریع به موضوع قیمت در مذاکره :

زود به مقوله قیمت نپردازید و اگر طرف مقابل زود از شما درباره قیمت سوال کرد، سعی کنید در کنار ارائه قیمت، به چند مزیت از کالا یا خدماتتان اشاره کنید.

۱۲- عصبانی شدن در مذاکره

تحت هیچ شرایطی در مذاکرات عصبانی نشوید. این عامل به سرعت مذاکرات را به بن بست می رساند.

۱۳- پیشنهاد دهنده اول بودن در مذاکره

سعی کنید پیشنهاد دهنده اول نباشید وطوری مذاکره را پیش ببرید که اولین پیشنهاد را مشتری یا طرف مذاکره کننده ارائه نماید.

در مقاله ” هنگام مذاکره حرفه ای چه اقداماتی لازم است؟ ” به مراحلی که در حین مذاکره باید به آنها توجه نمایید اشاره نموده و راهکارهای موثری به شما ارائه می کند.

بن بست ها در مذاکرات به چه معنا اند؟

در بعضی از مذاکرات، اصطلاحاً به بن بست های مذاکراتی می رسید و به تعبیری مذاکره قفل می شود! از جنبه های مختلف می توانید این بن بست ها را بررسی نمایید. این بن بست ها به دلایل زیر می توانند ایجاد شوند :

– شرایط شخصیتی مذاکره کننده ها

یعنی این که تیپ شخصیتی شما و طرف مقابل متفاوت بوده و نتوانسته اید با آن فرد به خوبی همسو شوید و یا اینکه طرف مقابل ایستادگی زیادی داشته و شما نتوانستید با او روابط خوبی را برقرار کنید.

– شرایط محیطی مذاکره

محیطی که در آن در حال گفتگو هستید نیز می تواند به عنوان عاملی در به بن بست رسیدن باشد. سعی کنید عوامل حواس پرتی و قطع کننده را به حداقل برسانید.

– شرایط موضوعی

موضوع و مسئله ای که در حال مذاکره هستید نیز ممکن است منجر به بن بست شود.

شما باید تشخیص دهید بن بستی که ایجاد شده به کدام یک از گزینه های نام برده ربط داشته و روش مناسبی برای خروج از بن بست مذاکره را به کار ببرید.

راهکارهای خروج از بن بست مذاکراتی :

۱-تنفس

بعضی مواقع تنفس دادن و ایجاد وقفه ای کوتاه،کمک می کند که گارد طرف مقابل تعدیل شده و نسبت به موضوعات مطرح شده بیشتر فکر کنید.

۲- بر اصول خاصی در مذاکره توافق کنید.

اگر در قسمتی از مذاکره به بن بست رسیدید، می توانید اصول مورد توافق قبلی را دوباره بیان کنید. مثلاً اگر در مورد قیمت، قوانین و شرایط خاصی را تدوین نموده باشید، احتمال این که این موضوع به بن بست برسد، کمتر است.

۳-ارائه اطلاعات جدید

از مزیت های جدید محصول خود صحبت کنید. در مورد ویژگی هایی صحبت کنید که تا این قسمت به آنها اشاره نکرده اید.

۴- استفاده از شخص ثالث

در بعضی از مذاکرات به مرحله ای می رسید که نیاز است از یک شخص ثالث استفاده کنید، مثلاً می گویید ” این مورد در حوزه اختیارات من نیست و باید با مدیر ارشدم مشورت نمایم”.

۵- امتیاز دادن در مذاکره

یکی از راهکارهای خروج از بن بست، گزینه امتیاز دادن است که بسیار گزینه نامناسبی بوده و افراد حرفه ای هیچ گاه از این روش استفاده نمی کنند.

۶- تغییر زمان و مکان مذاکره

مذاکرات بین المللی، نمونه بارز این نوع هستند که بارها محل مذاکرات را از کشوری به کشور دیگر تغییر داده تا بتوانند به توافق برد-برد دست یابند.

۷- خرد کردن مذاکره :

سعی کنید در مذاکرات در مورد قیمت، کیفیت و موضوعات مختلف صحبت نکنید. موضوع را خرد تر کرده و در مورد آن مذاکره را انجام دهید. اگر در مورد یک موضوع به بن بست رسیده باشید و شما به طور مرتب موضوعات دیگر را وارد کنید، بن بست های دیگری ایجاد شده که خروج از آنها به مراتب سخت تر خواهد بود.

۸- تغییر اولویت بندی موضوعات ارائه شده

مثلاً اگر شما در حال اعطای نمایندگی محصولاتتان به یک شهر هستید و تارگت و هدف گذاری ماهانه فروش در آن شهر برایتان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و طرف مقابل این موضوع را نپذیرد، شما وارد یک بن بست خواهید شد. در این زمان شما می توانید اولویت بندی تان را تغییر داده و بگویید “شما می توانید تا سه ماه اول به صورت آزمایشی و بدون تارگت کار کنید” و به این طریق از بن بست خارج شوید.

همیشه در مذاکرات به خاطر داشته باشید که اولین چیزی که مشتری از شما می خرد کالا، خدمات و مزایای شما نیست بلکه خود شما هستید! شما باید در مذاکرات، خودتان را بفروشید. بر این موضوع تمرکز ویژه ای داشته باشید. این قانون طلایی در مذاکره را به خاطر داشته باشید که با دیگران همان طوری رفتار کنید که انتظار دارید با شما رفتار کنند.

هفت تکنیک طلایی برای یک مذاکره حرفه ای

تکنیک اول : برای خود دقیقاً بنویسید که اگر این قرار را از دست بدهید، چه استراتژیهای دیگری خواهیم داشت؟

چقدر باید زمان و یا منابع مالی و انسانی خود را هزینه کنیم و یا چقدر سود ما کاهش خواهد یافت؟

همیشه برای خود این سوال اساسی را مرور کنیم که آیا این مذاکره فقط یکبار انجام می شود یا در آینده همچنان باید با گروه مقابل مذاکره کنید؟ با توجه به پاسخ این سوال برای خود مشخص کنید چه چارچوبی را برای رفتار و موضع گیری در این مذاکره مناسب می دانید؟ این نقطه می توانید سه بسته پیشنهادی بنویسید که به عنوان نتیجه مذاکره از نظر شما مقبول و معقول است فهرستی از پارامترهای اصلی مذاکره آماده کنید. یعنی تمام پارامترهایی را که باید در مورد آن ها مذاکره کنید، بنویسید.

تکنیک دوم: در این مرحله خط قرمز را مشخص نموده و با تکنیکهایی آماده، برای ترک مذاکره باشیم به این معنی که با خود بگویید که در این مذاکره چه اصولی نباید شکسته شوند؟ حتی برای آسان کردن این مرحله می توانید اصولی را به عنوان کف و اصولی را به عنوان سقف انتظاراتتان تعیین کنید برای این کار می توان با تکیه بر مواضع افراطی خود مذاکره به بن بست و به اتمام رساند که این حرفه ای ترین رفتار در مذاکره است.

تکنیک سوم: یک سوال کلیدی در این مرحله برای خود طرح کنید. اینکه مذاکره را با چه پیشنهادی شروع می کنید؟ برای خود مشخص کنید که نظر دارید مذاکره را با یک پیشنهاد ثابت شروع کنید یا در یک چارچوب منعطف و قابل تغییر پیش خواهید رفت؟ مثلاً برای چند دقیقه ابتدای مذاکره چه برنامه ای دارید و چه حرف هایی را خواهید زد؟

تکنیک چهارم: برای پنج دقیقه پایانی مذاکره چه برنامه ای دارید و آخرین حرف هایی که در دقایق آخر می زنید چه خواهد بود؟ حتی در این مرحله می توانید یک صورت جلسه کوچک بنویسید.

تکنیک پنجم: اولویت های خود را مشخص کنید تا متوجه شوید دریافت چه امتیازهایی برای شما مهم است؟ علاوه بر این آماده هستید چه امتیازهایی را در مقابل اعطا کنید؟

تکنیک ششم: یک بررسی کوتاه داشته باشید و مشخص کنید که اعضای گروه چه نقش هایی دارند؟ به تعبیری دیگر هر کسی قرار است کدام الگوی رفتاری را به کار بگیرد؟ تعیین نقش ها می تواند براساس تخصص یا دانش افراد تقسیم بندی شود.

تکنیک هفتم: پیوسته در شرایط آماده شدن برای یک مذاکره اقتصادی می توانید به این موضوع فکر کنید که اگر اختلاف نظر یا سلیقه وجود داشته باشد حرف چه کسی تصمیم و حرف آخر است و به عبارتی دیگر ختم کلام در جلسه مذاکره خواهد بود. اگرچه ممکن است یک تا دو ساعت از زمان شما به این مسأله اختصاص یابد، اما یک ذهن جمع و جور و برنامه ریزی شده برای شما به ارمغان خواهد آورد تا بدانید مذاکره را به چه سمت و سویی پیش می برید یادمان باشد در مذاکره حرف آخر را آرامش و تجربه میزند…

منبع:

ipe

modiremba

khanehtaali

modirno

زبان-بدن

denako.ir

 

خدمات مشاوره مدیریت و ایده پردازی