مدیریت تعارض در محیط کار : موثرترین راه کارها

بیایید نگاهی به یک تعارض رایج در محیط کار بیندازیم. فرض کنیم یک مدیر جدید استخدام شده تا بر پروژه‌های خاص موجود در دپارتمان شما نظارت کند؛ اما شما اطمینان ندارید که نقش‌ها چگونه بازتعریف می‌شوند و مسوولیت‌ها به چه شکل تخصیص داده می‌شوند.

طبیعی است که در چنین موقعیتی احساس کنید کنترل اوضاع از دست‌تان خارج شده و از ناشناخته‌ها وحشت داشته ‌باشید. برای اینکه اجازه ندهید تشویش بر شما غالب شود، باید خود را ملزم کنید تا حد امکان صادق و اهل ارتباط برقرارکردن باشید.

گفت‌وگویی سازنده با همتای جدیدتان می‌تواند به هر دوی شما کمک کند تا با واقعیت جدید سازگار شوید و در جهت اهداف مشترک با فشار روانی کمتر و درک بیشتر حرکت کنید.

سه استراتژی مدیریت تعارض

با به‌کارگیری سه استراتژی زیر، می‌توانید شانس مسیری هموار را به سمت جلو به حداکثر برسانید.

۱. دعوت‌نامه‌ای برای ملاقات درست کنید

ابتکار عمل را در دست بگیرید و با همکار جدیدتان ارتباط برقرار کنید. می‌توانید یک ایمیل بفرستید اما فراموش نکنید: اینکه چگونه پیام‌تان را تنظیم می‌کنید مهم است.برای شروع، به این فکر کنید که فرد مقابل چه احساسی دارد. به هرحال، او به‌عنوان عضو جدید تیم وارد موقعیتی شده است که افراد  از قبل با مسوولیت‌ها و نقش خود آشنا هستند و ممکن است این امر او را کمی دچار اضطراب کند.حواس‌تان به تاثیر کلام در برانگیختن احساسات مثبت یا منفی انسانی در دیگران باشد. در این صورت متوجه اهمیت ایجاد حس اطمینان خاطر و احترام خواهید شد. عبارت‌هایی که در ابتدای پیام‌تان می‌نویسید می‌تواند چنین ساختاری داشته باشد: «به راهنمایی شما در زمینه… نیاز دارم» یا «اگر امکان دارد درباره موضوع… با هم صحبت کنیم» یا «آیا امکان‌ دارد که…».

چنین عبارت‌هایی برای شروع مکالمه نشان‌دهنده این هستند که شما برای تجربه‌، عقیده و قضاوت همکار جدیدتان احترام قائل‌هستید. این عبارات اطمینان‌خاطر می‌دهند که این دعوتی برای مبارزه نیست، بلکه تلاشی خالصانه برای ایجاد تفاهم و دست‌یافتن به مصالحه است. از آنجایی که ارسال ایمیل ممکن است روشی بی‌روح و غیرشخصی برای برقراری ارتباط تلقی شود، به روش‌هایی فکر کنیدکه با آنها بتوانید به پیام‌تان کیفیتی انسانی ببخشید؛ به‌خصوص اگر هنوز همکار جدید را از نزدیک ملاقات نکرده‌اید. مثلا می‌توانید ایمیل‌تان را با خوش‌آمدگویی به آنها برای پیوستن به تیم شروع کنید و عکسی از گروه که در جشن پیش ازتعطیلات گرفته شده به آن پیوست کنید. پس از اینکه پیش‌نویس پیام‌تان را به اتمام رساندید، زمان صرف کنید تا با دیدی جدید آن را ببینید و درباره آن تامل کنید. پرینت گرفتن از پیام و بلند خواندن آن به احتمال زیاد دورنمایی ارزشمند از آن به دست‌تان می‌دهد. حتی ممکن است مشاور قابل‌اعتمادی داشته باشید که دل‌تان بخواهد نگاهی به پیام‌تان بیندازد و مشاهداتش را با شما درمیان بگذارد.

۲. محل گفت‌وگو را بی‌طرفانه انتخاب کنید

اگر می‌خواهید گفت‌وگویی موثر و مشترک داشته باشید به یک فضای بی‌طرف نیاز دارید. معمولا نمی‌توان موانع پیش‌روی ارتباط موثر را پیش‌بینی کرد. احتمال اینکه دفتر کار که ماهیتا محل قدرت است بتواند منجر به مدیریت صحیح و موثر تعارض شود کم است به‌خصوص اگر در دفتر خودتان و یا در دفتر همکارتان با او ملاقات کنید. پیشنهاد کنید با هم به کافه‌تریا بروید و قهوهبنوشید یا خارج از دفترکار به پیاده‌روی بروید. اگر در فضایی باز و بی‌طرف با هم ملاقات کنید، احتمال اینکه هر دو حس راحتی و آزادی کنید بیشتر است.

۳. با استراتژی باب گفت‌وگو را باز کنید

حالا وقت آن رسیده که برای گفت‌وگو آماده شوید. باز هم در اینجا همدلی از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر در ابتدا علایق و نیازهای همکارتان را مدنظر قرار دهید به احتمال زیاد گفت‌وگوی موثری خواهید داشت. با در ذهن داشتن این موارد فرصت خواهید داشت تا حتی قبل از شروع مکالمه علایق مشترک و متفاوت‌تان را شناسایی کنید. می‎توانید برای شروع مکالمه به همکارتان پیشنهاد بدهید که ابتدا او صحبت کند و بعد خودتان وارد بحث شوید. این به شما فرصت می‌دهد تا دنبال همپوشانی‌هایی در علایق، واژه‌ها، تصاویر و شرح‌حال‌هایی بگردید که به‌ شما اجازه دهد تا شروع به ساخت پل‌هایی روی موانع به ظاهر سخت و بلند، شاید در یک دانشگاه تحصیل کرده‌اید، یا زادگاه مشترک دارید و یا حتی هر دو از یک تیم ورزشی خوش‌تان می‌آید.

ورود به گفت‌وگو

اگر قلبا علاقه‌مند به کشف زمینه مشترک با همکارتان باشید شیوه‌های مختلف بسیاری برای ورود به گفت‌وگو وجود دارد. با کنجکاو بودن نسبت به شیوه‌های احتمالی برقراری ارتباط احتمال بیشتری وجود دارد که ایجاد اعتماد و احترام کنید. علاوه‌بر جست‌وجوی نقاط مشترک حواس‌تان به عدم‌تقارن‌های احتمال هم باشد. علایق ناهم‌راستا هم می‌توانند مفید باشد. مثلا شاید شما در موقیعتی مثل محیط کار از فکر کردن به پروژه‌های جدید و نظارت بر مرحله اکتشاف لذت ببرید درحالیکه همکارتان با مدیریت انجام پروژه شکوفا می‌شود. به چنین فرصت‌هایی برای تقسیم کار توجه کنید؛ آن‌وقت می‌توانید برای رسیدن به منافع مشترک با هم کار کنید.

وقتی در گفت‌وگو نوبت به شما می‌رسد می‌توانید دنبال راه‌هایی بگردید تا دیدگاه خودتان را مطرح کنید و در عین حال شکاف‌ها را هم برطرف کنید. پر واضح است که هیچ‌کدام از این رویکردها آسان نیستند؛ به‌خصوص در موقعیت‌های احساسی. این رویکردها زمانبر هم هستند: مدیریت تعارض یک فرآیند است، نه یک رویداد. اما اگر این استراتژی‌ها را با خلوص‌نیت به‌کار گیرید می‌توانید بی‌درنگ از تنش فراتر بروید و ارتباط را به سمت مرحله موثرتری سوق دهید.