اول مدیریت شخصی خودتان ، بعد سایرین

چرا مدیران باید اول خود را مدیریت شخصی کنند بعد سایرین را ؟ مدیران چگونه می توانند زمان خود را مدیریت کنند ؟ مدیران چگونه می توانند جلسات خود را مدیریت کنند ؟ مدیران چگونه می توانند بین زنگی شخصی و کاری خود تعادل برقرار کنند ؟ اولین قدم برای تغییر مدیران چیست ؟ در این مقاله از وب سایت توسعه تجارت دلیران دنا (دناکو) این موضوع بررسی می شود.

 اول مدیریت شخصی خودتان ، بعد سایرین

کتاب «در باب مدیریت خودتان» (On Managing Yourself) مجموعه‌ای است از ۱۰ مقاله از میان صدها مقاله منتشر شده در مجلات HBR که به بهترین شکل می‌توانند مدیران را به مساله مدیریت زمان و زندگی خود آشنا سازند. به عبارتی گردآورندگان این مجموعه معتقدند، اگر وقت این را ندارید که به دنبال مطالب مناسب برای مدیریت زمان بگردید، حداقل این ۱۰ مقاله را مطالعه کنید.

یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که مدیران با آن روبه‌رو هستند و هر روز با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، مشکل مدیریت زمان آنهاست. بسیاری از مدیران ارشد شرکت‌های بزرگ از اینکه نمی‌توانند بین کار و زندگی خود مرزی قائل شوند در عذابند. این واقعیت که برای بودن در کنار خانواده و دوستان‌شان وقتی باقی نمی‌ماند در آنها عذاب وجدان ایجاد می‌کنند. از آن بدتر، اکثر مدیران پرمشغله نداشتن وقت کافی را علت اصلی کم‌تحرکی و فعالیت‌های فیزیکی عنوان می‌کنند.

مشکلی که پس از مدتی اضافه وزن را در پی دارد و در صورت باقی ماندن می‌تواند سلامت فرد را تهدید کند و بیماری‌های مختلف را در پی داشته باشد. استرس کار نیز از دیگر عواملی است که سلامتی و آرامش را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. این عدم توانایی در مدیریت زندگی در نهایت باعث کاهش بهره‌وری شخصی خواهد شد و حس نارضایتی را در فرد افزایش می‌دهد.

پس از مدتی انجام دادن کارهایی که همیشه از آنها لذت می‌بردید، تبدیل به شکنجه می‌شود. وقتی بهره‌وری پایین بیاید، برای انجام هر وظیفه زمان بیشتری باید صرف کنید و کارها روی هم انباشته می‌شوند. انباشته شدن کارها، استرس را افزایش می‌دهد و فرد خود را در یک دور باطل می‌بیند که راه گریزی از آن ندارد.

اما اولین قدم برای تغییر چیست؟

هر تغییری در زندگی برای بهتر شدن، در درجه اول به یک تصمیم قاطع نیاز دارد. اما گاهی مواقع برای خارج شدن از شرایطی که به شدت به آن عادت کرده‌ایم یا همین دور باطلی که مدیران پرمشغله گرفتار آن می‌شوند، تنها تصمیم گرفتن کافی نیست. بلکه به کمک هم نیازمندیم. وقتی در چنین شرایط سختی گرفتار می‌شویم، معمولا تصور می‌کنیم این شرایط تنها مختص ماست و بقیه کسانی که با وجود داشتن کارهای مختلف و زیاد می‌توانند به بقیه بخش‌های زندگی هم برسند، شاید مانند ما فعالیت نمی‌کنند یا آنقدر که ما مشغله داریم آنها ندارند.

اما حقیقت این است که برخی افراد می‌توانند زندگی‌شان را مدیریت کنند. چنین افرادی حتی در مدیریت یک مجموعه و شرکت نیز موفق‌تر خواهند بود تا کسانی که حتی زندگی فردی‌شان نیز به هم ریخته است.

خواندن مقالاتی درباره اینکه این مدیران موفق چگونه توانسته‌اند از دورهای باطل خارج شوند، می‌تواند ما را در تصمیم‌گیری برای بهتر شدن یاری دهد. در این مجموعه مقالات که به قلم افراد مختلفی نوشته شده است به مدیریت زندگی فردی، مدیریت احساسات، مدیریت شرایط بحرانی در زندگی و مدیریت وظایف و حتی جلسات پرداخته شده است. ممکن است با خواندن این مجموعه، متوجه شوید که افرادی که درباره آنها صحبت می‌شود، مشترکات زیادی با شما دارند.

طبیعی است که نمی‌توانید تمامی مشکلات را یکجا حل کنید اما همین‌که یکی از آنها را انتخاب کنید و برای حل آن مصمم باشید اولین قدم برای بهتر شدن زندگی‌تان خواهد بود. وقتی یکی از این مشکلات را مدیریت کنید و کنار بگذارید، آنقدر حس رضایت پیدا خواهید کرد که خود به خود سراغ چالش بعدی خواهید رفت.

از نوشتن شروع کنید

در یکی از این مقالات نویسنده پیشنهاد می‌دهد، برای شروع تغییر در زندگی و مدیریت بهتر آن، انتظاراتی را که از خودتان دارید روی کاغذ بیاورید. اگر به اطرافتان نگاه کنید، بعید است افراد زیادی را پیدا کنید که این انتظارات را نوشته‌ باشند. نویسنده توصیه می‌کند، در زمان نوشتن چنین لیستی، خیلی طولانی‌مدت نگاه نکنید و مثلا به پنج سال آینده فکر نکنید، بلکه سعی کنید انتظاراتی را یادداشت کنید که طی حداکثر ۱۸ ماه آینده می‌خواهید برآورده کنید.

پس از آنکه این لیست را تهیه کردید، هر ۹ ماه یک‌بار سراغ آن بروید و ببینید چقدر از این کارها را توانسته‌اید انجام دهید. وقتی این روش را سه یا چهار سال دنبال کنید، مشاهده می‌کنید دستیابی به اهدافی که در ابتدای سال تعیین کرده‌اید رفته رفته بیشتر می‌شود و درصد بیشتری از انتظارات‌تان را برآورده می‌کنید. اما علت این بهبود تنها این نیست که شما کارهای بیشتری را به انجام رسانده‌اید، بلکه در تعیین لیست انتظارات‌تان نیز واقع‌گرایانه‌تر عمل کرده‌اید.

برای مثال ممکن است اولین بار از خود توقع داشته باشید که در طول ۱۸ ماه آینده ۶ پروژه را به پایان برسانید. اما وقتی پس از ۹ ماه سراغ لیست‌تان می‌روید می‌بینید، از این تعداد تنها نیمی از آن را انجام داده‌اید. برای مرتبه بعدی، شاید تعداد این پروژه‌ها را کاهش دهید. برای اینکه بتوانید لیست انتظارات‌تان را واقع‌گرایانه تنظیم کنید، فقط دانستن اینکه چه تعداد از آنها را برآورده کرده‌اید کافی نیست.

بلکه باید بتوانید تشخیص دهید چرا چنین اتفاقی افتاده است؟ آیا انتظارات‌مان بیشتر از توانایی‌هایمان بوده یا تنها عملکرد و مدیریت بد زمان یا حتی شرایط غیرمنتظره‌ای که در چند ماه گذشته با آن روبه‌رو شده‌ایم، در آن نقش داشته است.

برای اینکه بتوانید از خودتان انتظارات درستی داشته باشید، باید توانایی‌هایتان را نیز به درستی بشناسید. در این مقاله به خوانندگان توصیه می‌شود، همان‌طور که به نوشتن انتظارات‌شان می‌پردازند، توانایی‌های خود را نیز لیست کنند. ممکن است بگویید، من توانایی‌هایم را به‌خوبی می‌شناسم. اما همین‌که شروع به نوشتن می‌کنید، متوجه سختی کار می‌شوید. متوجه می‌شوید، چقدر کم خودتان را می‌شناسید!

اما نباید در این مرحله کوتاه بیایید. باید تمام تلاش‌تان را بکنید تا به دقیق‌ترین شکل توانایی‌هایتان را روی کاغذ بیاورید. لیستی از نقاط قوت خود تهیه کنید. پس از آن به سراغ نوشتن شرایطی بروید که در آن بهترین عملکرد را دارید. در شرایط پرتنش عملکرد شما بهتر می‌شود یا زمانی که آرامش دارید؟ اگر در یک فضای باز و در کنار سایر افرادی که مشغول به‌کار هستند بنشینید، بهتر کار می‌کنید یا اگر تنها در اتاق کارتان باشید؟

بعضی افراد در کتابخانه بهتر می‌توانند تمرکز کنند و دیدن سایر کسانی که مطالعه می‌کنند آنها را تشویق می‌کند، اما برخی دیگر ممکن است در اتاق خودشان به تنهایی تمرکز بیشتری داشته باشند. وقتی تمام این موارد را روی کاغذ بیاورید، متوجه می‌شوید چقدر از آنها واقعی هستند و چقدر از آنها را فقط تصور می‌کردید. با تکرار این کار برای چندین سال، شناختی بسیار دقیق از خودتان، انتظارات‌تان و شرایطی که در آن بهترین عملکرد را خواهید داشت به دست می‌آورید. هر چه حس رضایت در شما بیشتر شود، عملکردتان نیز بهتر خواهد شد.

عقل سالم در بدن سالم

یکی از نکاتی که در بسیاری از مقالات این مجموعه به آن بر‌می‌خوریم، اهمیت سلامتی است. ورزش یکی از اولین کارهایی است که بسیاری از افراد برای فرار کردن از آن هزاران بهانه دارند. از کم بودن وقت، بدی هوا، نامناسب بودن ساعت، خستگی مفرط و از همه بهتر اینکه «از فردا شروع خواهم کرد» عدم تحرک، افزایش وزن را در پی دارد. اکثر افراد پرمشغله وقتی دچار اضافه وزن می‌شوند، ممکن است وانمود کنند، اینکه هیکلشان مثل سابق نیست، برایشان بی‌اهمیت است، اما در حقیقت و ته‌دلشان از این موضوع احساس بدی نسبت به خودشان پیدا می‌کنند.

این احساس بد را در طول کتاب از زبان مدیران بسیار مختلفی می‌خوانیم.رعایت رژیم غذایی مناسب و جا دادن ورزش در برنامه‌های روزانه یکی از نکاتی است که تقریبا در سراسر کتاب به اقسام مختلف به خوانندگان توصیه می‌شود. مدیرانی که توانسته‌اند ورزش را در برنامه‌های خود بگنجانند، پس از مدتی به شدت احساس رضایت بیشتری از زندگی پیدا کرده‌اند. رژیم غذایی‌شان بهبود پیدا کرده، استرس‌شان کمتر شده و کاهش وزن داشته‌اند. آنها عمل کردن را جایگزین بهانه‌ها کرده‌اند.

در این مجموعه مقالات به بسیاری از نکات دیگری برخورد می‌کنید که می‌توانند یک قدم شما را در مدیریت بهتر زندگی یاری دهند. برای مثال تعداد بسیار زیاد جلسات در طول روز که باعث می‌شوند، افراد بیشتر از اینکه به انجام کارهایشان بپردازند، مجبور شوند از این جلسه به جلسه‌ای دیگر بروند، دردسری است که می‌تواند انباشته شدن کارها را در پی داشته باشد.

یکی از بهترین راهکارها برای حل این مشکل، انتخاب حداقل یک ساعت در روز است که هیچ فردی در شرکت، اجازه تنظیم جلسه در آن را ندارد. در این ساعت که از آن با عنوان «ساعت بدون جلسه» یاد می‌شود، همه می‌توانند به کارهایی بپردازند که برایشان اهمیت ویژه‌ای دارد و خیالشان راحت است که هیچ روزی در این ساعت کسی منتظر آنها نیست.

کتاب «در باب مدیریت خودتان» ۲۰۸ صفحه دارد که به نسخه ۲۰۱۱ آن یک مقاله نسبت به نسخه سال ۲۰۱۰ اضافه شده است. نکته‌ای که ما به خوانندگان برای مطالعه این کتاب و بهره‌گیری هرچه بیشتر از مطالب آن توصیه می‌کنیم این است که ترجیحا از خواندن آن مانند سایر کتاب‌ها به‌صورت یکجا پرهیز کنند، چون ممکن است پس از مطالعه چند مقاله، بعضی از راهکارها مشابه یا تکراری به نظر برسند.

اما به خاطر داشته باشید، کسانی که به تهیه این مجموعه پرداخته‌اند، آنها را از میان صدها مطلب گزینش کرده‌اند، پس اگر ایده‌ای تکراری به‌نظر می‌رسد، احتمالا از اهمیت ویژه‌ای برخوردار بوده است. اما اگر کتاب را در فواصل کوتاه مطالعه کنید و در این بین سعی کنید برخی راهکارها را اجرا کنید، قطعا لذت بیشتری از آن خواهید برد.

 

ما در وب سایت توسعه تجارت دلیران دنا اهداف بزرگی را دنبال می کنیم. به دنبال آباد سازی ایران عزیز ، توسعه اقتصاد کشور ، افزایش فروش شرکت های تولیدی و خدماتی داخلی ، افزایش سطح سواد عمومی مدیریت و دانش تجارت و کسب و کار مردم عزیزمان ، توسعه تجارت الکترونیک ، بهبود محیط کسب وکار ، گسترش تحقیق و توسعه ، افزایش کار آفرینی و سطح خلاقیت و نوآوری در سازمان های ایرانی هستیم. مقالاتی که توسط ما نوشته شده اند یا گردآوری شده اند با دقت و وسواس انتخاب شده اند  و موارد کلیدی در توسعه شرکت های ایرانی و ابادنی کشور در نظر گرفته شده اند. شما می توانید تمام این مقالات مطالعه کنید و در نهایت فقط این احساس خوب آموختن علوم مفید را خواهید داشت.

 

شما می توانید از بخش سفارش خدمات ، در زمینه های مشاوره بازاریابی و فروش ، طراحی سایت و بهینه سازی سایت ، مشاوره نوآوری و ایده پردازی ، تحقیق و توسعه ، مشاوره منابع انسانی ، مشاوره سرمایه گذاری و خدمات تجارت الکترونیک را سفارش دهید.

 

برای انتشار مجدد مقالات این وب سایت ذکر منابع و درج لینک به سایت ما (توسعه تجارت دلیران دنا) الزامی است.

منابع:

 

دکتر محیا کربلایی*

mk@IEB.today*

www.IEB.today

وب سایت دنیای اقتصاد

وب سایت توسعه تجارت دلیران دنا (دناکو)